11 práticas para reduzir custos na empresa a serem adotadas
As práticas para reduzir custos na empresa são algo em que os gestores devem sempre ficar atentos.
Anteriormente considerada como uma única área de operação, a logística ganhou recentemente o status de um departamento estratégico na empresa.
Como resultado, a redução dos custos logísticos desempenhou um papel importante na tomada de decisão global de qualquer organização.
De nada adianta manter uma melhora nos ganhos com estratégias inovadoras, se os custos aumentam proporcionalmente.
Em tempos de crise econômica, é mais que necessário diminuir os gastos do empreendimento.
A redução, no entanto, pode levar o gestor a tomar medidas urgentes e nem sempre eficazes.
Muitas vezes o desespero de reduzir algo drasticamente, provoca uma desestabilização tanto na produção, quanto na qualidade de serviços e produtos.
Portanto, é importante entender as melhores práticas para reduzir custos e algumas estratégias adotadas por outras empresas e que podem ser aplicadas aos seus negócios para reduzir custos de forma sustentável.
Se você quer saber quais medidas você pode adotar, continue lendo.
Por que práticas para reduzir custos na empresa é algo importante?
Antes de mais nada, para que fique claro, custo é diferente de despesa. Saber isso é importantíssimo para quando tiver uma análise de desembolso na empresa.
Bem como, por ser uma peça essencial na gestão de custo e despesas. Logo, os custos englobam os valores gastos nos processos de compra ou produção de um item, por exemplo:
- Matérias-primas;
- Custos para produção;
- Mão de obra;
- Luz, água, gás, entre outros;
- Serviços de manutenção;
- Etc.
Além disso, eles podem ser divididos entre “diretos” e “indiretos”. Enquanto as despesas englobam tudo que se refere ao gerenciamento da empresa.
Então áreas como marketing, comercial, financeiro e desenvolvimento de produtos, são classificados como despesas.
Ou seja, despesa é tudo aquilo que é gasto para que se mantenha a empresa funcionando.
No entanto, essas despesas não tem contribuição direta para gerar itens novos para serem comercializados.
Sendo assim, quando não há uma boa administração dos custos e das despesas, a empresa fica impossibilitada de fazer uma boa análise de desempenho.
O gerenciamento eficaz de custos e despesas podem garantir que informações valiosas sejam fornecidas para apoiar a iniciativa de decisões e podendo afetar diretamente os lucros da empresa.
Independentemente do tamanho da empresa, o gerenciamento de custos e despesas permanece crucial.
Seja em pequenas empresas que ainda são instáveis e suscetíveis a mudanças no mercado, ou em grandes empresas, existe um grande risco de tomar decisões errôneas, o gerenciamento de custos e despesas pode levar ao crescimento progressivo dos resultados ou à falha corporativa.
Em resumos, um bom gerenciamento de custos e despesas pode deixar a qualidade, a eficiência e a velocidade da empresa melhores, enquanto produz resultados paralelos.
Ações e medidas práticas para reduzir custos na empresa
Se você procura uma maneira de reduzir esses custos e despesas de maneira que não interfira na produtividade de sua equipe e nem no processo de produção, aqui vão algumas sugestões.
1. Análise periódica de custos e despesas:
Para diminuir os gastos, as empresas geralmente começam a cortar despesas sem padrões e, no processo, acabam por eliminar importantes recursos da empresa.
Para evitar essa situação, é necessário realizar uma reunião entre a coordenação da empresa e o departamento financeiro pelo menos uma vez por mês.
Um truque simplório é manter um registro de histórico de todas as saídas.
Portanto, é possível visualizar com mais facilidades despesas desnecessárias que não afetam a produtividade e a qualidade do trabalho.
2. Envolvimento da equipe:
Sem a colaboração dos colaboradores da empresa não tem como diminuir despesas.
Portanto, é necessário investir em comunicação interna, definir objetivos para os funcionários e usar a economia de dinheiro para recompensar a equipe que alcançou as metas.
Nesse caso, operações simples como fazer mais uso da luz solar, substituir lâmpadas, eletrônicos e eletrodomésticos por modelos mais baratos e trocar documentos em papel por documentos digitais, pode economizar muito dinheiro e ajudar a reduzir despesas.
3. Fluxo de caixa:
A realização de previsões de fluxo de caixa e a compreensão do tempo médios de quitação e cobrança da empresa são essenciais.
Servindo assim, para negociar melhores condições de pagamentos. Por exemplo, a fim de suportar meses mais baixos sem pagar taxas de juros mais altas, o que aumentará suas margens de lucro.
4. Gestão Orçamentária:
Sem um plano de orçamento, as chances de seu negócio executar um bom gerenciamento e diminuir custos e serão bastante reduzidas.
Portanto, adotar o processo orçamentário é uma das etapas mais usuais e de importância para reduzir custos e despesas.
Além disso, o gerenciamento de orçamento pode trazer vários outros benefícios à sua empresa.
Como você verá mais adiante, há 15 motivos para as empresas investirem em soluções de gerenciamento de orçamento.
5. Automatização de processos:
A automação de trabalhos manuais pode abaixar muitos custos.
O fornecimento de um acesso para os trabalhadores pode ajudar a simplificar as demandas relacionadas a férias, reembolsos, formulários fiscais e reivindicações.
Além dessas coisas, a digitalização de documentos pode descartar os custos de cópia, e o uso de métodos de comunicação (como o Slack ou até a Intranet do negócio) pode reduzir bastante os custos e despesas de comunicação dos funcionários.
6. Aperfeiçoamento de tempo:
Eliminar horas extras se faz necessário em momentos de redução de custos.
As reuniões só devem ser realizadas quando realmente necessárias e deve haver uma certa quantidade de tempo para começar e terminar.
Quanto mais rápido, mais eficaz, melhor.
Além disso, é necessário pensar que o desperdício de tempo desnecessário nas reuniões não afeta apenas a produtividade e os custos da empresa, mas também a motivação dos funcionários.
7. Banco de horas:
Uma das ótimas opções para reduzir os custos da equipe de funcionários é usar o sistema de banco de hora.
A empresa poupa pagamento de horas extras, enquanto os funcionários usam as horas acumuladas para descanso e modificam ou prolongam as férias para recuperar suas horas extras.
No entanto, para evitar que essa medida cause problemas jurídicos e trabalhistas, os funcionários devem receber essa remuneração no prazo de um ano.
Caso contrário, a empresa deve pagar as horas extras.
8. Gestão de fornecimento:
Em termos de redução de custos e despesas, o primeiro passo é buscar estabelecer boas parcerias com fornecedores atuais e/ou encontrar outros fabricantes com preços mais em conta.
Ao analisar a aquisição de matérias-primas ou mercadorias, não considere somente o valor que deve ser pago ao fornecedor.
Dessa forma, avalie também quanto gastará em frete e logística.
Em alguns casos, mesmo que o preço de um fornecedor específico seja o mais baixo, o valor final do frete, pode ser compensado através da compra de outro fornecedor.
9. Identificar baixa rotatividade:
A “não saída” dos produtos em estoque significa estagnação e maiores custos de armazenamento.
Para abaixar essa conta, é necessário determinar quais produtos da loja (ou setor) têm uma baixa taxa de rotatividade de estoque, diminuindo assim sua quantidade com base na demanda.
Portanto, evite produtos desatualizados ou depreciados.
10. Marketing:
Uma maneira alternativa de diminuir custos e aumentar as vendas no mesmo instante, é usar opções de baixo custo (como redes sociais, competições culturais e promoções) para investir em marketing.
Invista nessas atividades para liberar sua criatividade e envolver os clientes em promoções de produtos.
No entanto, embora seja gratuito, se não produzir resultados, o evento deve ser cancelado, economizando o tempo dos profissionais da empresa (o que acaba se tornando um custo e uma despesa).
11. Consultoria:
Certamente, a grande maioria das empresas reduziu custos e deu uma boa apertada ao fazer novos investimentos no momento atual de crise.
No entanto, o que muitos empreendedores ainda não viram com clareza é que esse é o momento mais favorável para analisar os investimentos e até encontrar novas e mais viáveis opções.
Nesse caso, a consultoria empresarial contribui muito para as decisões e os problemas da empresa.
Em uma crise, as empresas geralmente cortam gastos, investem menos e buscam maneiras diferentes de economizar.
Afinal, há muita incerteza nessa situação.
No entanto, reavaliar custos, investimentos ou qualquer aplicação de capital da empresa é essencial para manter maior segurança e estabilidade.
Com a ajuda de uma agência de consultoria profissional, sua empresa pode reajustar grandes gastos, investir melhor, avaliar sua estratégia, identificar oportunidades existentes no mercado e reorganizar suas áreas, para evitar a propagação da crise.
Geralmente, apenas com um olhar de alguém que não está inserido no cotidiano da empresa, já é possível identificar um problema com rapidez e solucioná-lo.
É exatamente isso que uma empresa de consultoria financeira pode fornecer para você, uma visão de fora qualificada e profissional, por meio de pesquisas.
A pessoa responsável por sua empresa pode não apenas encontrar possíveis problemas, mas também resolver problemas – reduzindo assim os custos e melhorando seus resultados.
Conclusão
Por fim, mostramos algumas das práticas para reduzir custos na empresa e o que você pode fazer sem que o trabalho seja prejudicado.
É muito importante que uma análise profunda da sua empresa seja feita antes dos custos serem cortados, para que eles possam ser feitos de maneira certa.
A escolha de um profissional para o auxílio dessas implementações, também se faz extremamente necessário.
Nos conte aqui nos comentários alguma medida que você ainda não implementou mas desejaria. Não esqueça de compartilhar!
