Custos e despesas: Qual a diferença e como classificar os gastos empresariais?

Custos e despesas - Qual a diferença e como classificar os gastos empresariais

Custos e despesas são consequentemente confundidos, mas têm significados diferentes. Enquanto os custos são relacionados à produção e entrega propriamente dita de um serviço/ produto, as despesas são valores que orbitam ao redor, mas que também podem ser essenciais para o funcionamento do negócio.

Classificar corretamente custos e despesas é importantíssimo para manter um controle contábil adequado. Mas, a verdade é que muitos empresários e donos de empresas sequer sabem a diferença entre os dois termos.

Independente do porte ou do segmento de sua empresa é de suma importância desenvolver estratégias que ajudem na organização financeira. O primeiro passo para isso é justamente compreender a que se refere cada um dos destinos financeiros.

A classificação correta do dinheiro e de sua finalidade pode ajudar a controlar melhor o fluxo de caixa além de servir como alicerce para um diagnóstico das finanças empresariais.

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Entenda a diferença entre custos e despesas

Então, para dar início a sua organização financeira é preciso primeiro compreender de maneira ampla e objetiva as diferenças entre custos e despesas. Ambos ocorrem com frequência e devem ser devidamente controlados.

O que são custos?

Os custos são destinados a produção e entrega do produto/ serviço que a sua empresa oferece. Então, eles estão relacionados diretamente a chamada “atividade-fim”, ou seja, aquilo que a sua empresa quer entregar ao mercado.

Nesse sentido, para identificar custos você deve pensar objetivamente: o que a sua empresa PRECISA para que os produtos/ serviços de fato existam? Podemos citar rapidamente alguns pontos, tais como:

  • Matéria-prima;
  • Energia elétrica;
  • Mão de obra;
  • Equipamentos utilizados na produção.

Perceba que sem qualquer um desses elementos não há como produzir. Portanto, eles todos se encaixam no quesito de custos e precisam ser calculados dessa maneira.

A Classificação Dos Custos

Na hora de calcular custos e despesas vale a pena se atentar para algumas variantes. São subclassificações que colaboram para que suas contas sejam ainda mais precisas. Existem basicamente 3 diferentes tipos de custos:

Custo direto:

O custo direto é aquele que está diretamente relacionado ao produto. São os custos ligados, por exemplo, a obtenção de matéria-prima. Esses custos devem ser pensados para repasse ao consumidor, de modo que a venda gere lucro, e não perdas.

Custo fixo:

Custos fixos se mantém iguais ou semelhantes de um mês para o outro. Portanto, eles são previsíveis e mais fáceis de serem mantidos em dia. Tudo dependerá de sua boa condução da administração e controle financeiro.

Leia mais sobre isso no conteúdo “Lista De Verificação Da Empresa Para Economizar Dinheiro Em Custos Fixos” disponível em nosso blog.

Custo variável:

O custo variável, por sua vez, é o completo oposto. Ele depende de uma série de fatores para ser calculado, como o bom desempenho de um determinado setor, a resposta a uma determinada ação etc.

O que são despesas?

Já quando falamos de despesas nos referimos aos gastos que não estão diretamente ligados ao produto final, mas que também podem ser essenciais para que a produção ocorra em determinadas etapas.

No entanto, as despesas não estão relacionadas ao processo de transformação – por exemplo, da matéria-prima em produto – ou da manufatura. É mais fácil compreender isso observando alguns exemplos de despesas:

  • Aluguel do espaço;
  • Pró-labore;
  • Comissões;
  • Materiais de escritório;
  • Salários da equipe administrativa;
  • Impostos.

Embora essenciais para que a empresa funcione, são fatores que não estão na cadeira produtiva propriamente dita, mas que orbitam ao redor para que as tarefas sejam concluídas e o resultado seja obtido.

Tipos de despesas que você precisa conhecer

Além de saber a diferença entre custos e despesas é fundamental entender algumas subdivisões que acabam tornando a organização ainda mais eficiente. No caso das despesas podemos pensar em dois tipos:

Despesas regulares (fixas):

Essas são despesas previsíveis. A grande vantagem é que é possível se preparar para elas sem que se tornem um susto, sem que causem rombos em seu orçamento.

Impostos, aluguéis e salários são alguns dos exemplos possíveis nesse caso. São valores que você sabe que terá de arcar e que costumam ser invariáveis – ou sofrem uma variação mínima de um período para o outro.

Despesas variáveis:

Já as despesas variáveis, como o próprio nome sugere, são aquelas que põem sofrer variações com maior frequência. Elas geralmente são calculadas considerando a demanda. Alguns exemplos são horas extras, consumos de energia elétrica, insumos etc.

Para essas é preciso contar com um caixa extra, um valor reservado que possa ser acessado caso as variações sejam além do esperado.

Dentre as despesas variáveis também podemos citar os desperdícios e perdas. Reparos, trocas de equipamentos, reposição de material etc. Tudo isso pode ocorrer de forma imprevista.

Dicas essenciais para controle de custos e despesas

Agora que você já sabe quais são as principais diferenças entre custos e despesas, chegou a hora de falarmos efetivamente sobre como manter o controle desses valores.

Contas separadas:

A primeira e principal dica é que você mantenha as contas pessoas e empresariais separadas. Somente assim será realmente possível controlar o fluxo de caixa e evitar perdas e gastos exacerbados.

Compras pessoais realizadas pelos sócios ou funcionários jamais deverão ser consideradas pela contabilidade como custos da empresa. Manter essa separação fará toda a diferença em sua organização.

Controle o fluxo de caixa:

O fluxo de caixa diz respeito aos valores que entram e saem do caixa empresarial. Sendo assim, tanto o faturamento quanto os gastos e investimentos devem ser contabilizados.

O mais adequado é que esse fechamento seja feito diariamente. Todas as retiradas de valores do caixa devem ser devidamente anotadas e organizadas para que você – ou qualquer responsável – consiga acessar imediatamente se precisar.

Olhe criticamente para os gastos:

Os gastos existem e podem ser essenciais ou não. Para fazer o controle de custos e despesas da empresa é preciso olhar para isso com uma visão crítica e objetiva. Assim você conseguirá otimizar alguns deles para diminuir o valor destinado.

Olhe criticamente para o estoque:

O estoque pode ser o grande vilão da organização financeira de uma empresa. É muito simples: o que está estocado representa dinheiro parado, e a menos que haja uma previsão para comercialização daquilo, não há necessidade de existir.

Por isso, uma das estratégias mais importantes para manter custos e despesas sempre em ordem é garantir uma boa gerência de estoque, assegurando que não ocorram excessos.

O controle de custos e a visão estratégica

Gerenciar uma empresa é uma atividade um tanto trabalhosa. Ela requer tempo, dedicação e, claro, entendimento. O bom controle do custo e despesa de seu negócio trará não somente benefícios financeiros, mas também estratégicos.

Isso porque, com a organização dos valores que são gastos ou investidos em seu negócio, automaticamente você terá uma visão mais clara a respeito da saúde financeira de sua empresa.

Com isso, será mais fácil aproveitar as oportunidades e planejar ações de crescimento que possam ajudar a alcançar novos objetivos.

Isso se torna especialmente importante quando falamos em empresas de pequeno ou de médio porte. Afinal, para essas o capital é ainda mais limitado e deve ser ainda mais valorizado.

O que caracteriza uma boa gestão de custos e despesas?

Uma boa gestão de custos e despesas é caracterizada pelo controle assíduo e constante desses fatores. Não adianta fazer isso de forma sazonal, a cada 2 ou 3 meses. Somente a frequência trará resultados.

Uma boa forma de começar é olhando com atenção para esses setores. Além disso, é interessante manter uma planilha organizada com informações que sejam relevantes a respeito da saúde financeira de seu negócio.

A organização resulta em menos descontrole e, consequentemente, em menos gastos desnecessários. O levantamento rotineiro dos dados é outra coisa importantíssima, e que pode ser adotada em sua empresa.

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Por que contratar uma empresa especializada para fazer isso?

Além das estratégias simples e iniciais, você deve se organizar para contratar uma empresa especializada para lidar com o custos e despesas de seu negócio. A diferença será exorbitante já nas primeiras semanas.

Uma empresa especializada como a Souf conta não somente com o know-how necessário para implantar estratégias adequadas como também dedicará o tempo integral a esse assunto.

Dessa forma, enquanto os profissionais altamente qualificados se debruçam sobre as questões financeiras de seu negócio lhe sobra tempo para dar atenção ao que realmente importa: o seu cliente.

Então, se você quer organizar custos e despesas e quer apostar nisso como uma estratégia de crescimento e conquista de mercado, entre em contato e fale com um de nossos profissionais. A Souf tem como objetivo fazer do seu negócio um grande sucesso.

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