• Entenda a diferença entre custo e despesa
• A classificação dos custos
• O que são despesas?
• Tipos de despesas que você precisa conhecer
• Dicas essenciais para controle de custos e despesas
• O controle de custos e a visão estratégica
• O que caracteriza uma boa gestão de custo e despesa?
• Por que contratar uma empresa especializada para fazer isso?

Entenda a diferença entre custos e despesas

Então, para dar início a sua organização financeira é preciso primeiro compreender de maneira ampla e objetiva as diferenças entre custos e despesas. Ambos ocorrem com frequência e devem ser devidamente controlados.

O que são custos?

Os custos são destinados a produção e entrega do produto/ serviço que a sua empresa oferece. Então, eles estão relacionados diretamente a chamada “atividade-fim”, ou seja, aquilo que a sua empresa quer entregar ao mercado.

Nesse sentido, para identificar custos você deve pensar objetivamente: o que a sua empresa PRECISA para que os produtos/ serviços de fato existam? Podemos citar rapidamente alguns pontos, tais como:

• Matéria-prima;
• Energia elétrica;
• Mão de obra;
• Equipamentos utilizados na produção.

Perceba que sem qualquer um desses elementos não há como produzir. Portanto, eles todos se encaixam no quesito de custos e precisam ser calculados dessa maneira.

A Classificação Dos Custos

Na hora de calcular custos e despesas vale a pena se atentar para algumas variantes. São subclassificações que colaboram para que suas contas sejam ainda mais precisas. Existem basicamente 3 diferentes tipos de custos:

Custo direto:

O custo direto é aquele que está diretamente relacionado ao produto. São os custos ligados, por exemplo, a obtenção de matéria-prima. Esses custos devem ser pensados para repasse ao consumidor, de modo que a venda gere lucro, e não perdas.

Custo fixo:

Custos fixos se mantém iguais ou semelhantes de um mês para o outro. Portanto, eles são previsíveis e mais fáceis de serem mantidos em dia. Tudo dependerá de sua boa condução da administração e controle financeiro.

Leia mais sobre isso no conteúdo “Lista De Verificação Da Empresa Para Economizar Dinheiro Em Custos Fixos” disponível em nosso blog.

Custo variável:

O custo variável, por sua vez, é o completo oposto. Ele depende de uma série de fatores para ser calculado, como o bom desempenho de um determinado setor, a resposta a uma determinada ação etc.

O que são despesas?

Já quando falamos de despesas nos referimos aos gastos que não estão diretamente ligados ao produto final, mas que também podem ser essenciais para que a produção ocorra em determinadas etapas.

No entanto, as despesas não estão relacionadas ao processo de transformação – por exemplo, da matéria-prima em produto – ou da manufatura. É mais fácil compreender isso observando alguns exemplos de despesas:

• Aluguel do espaço;
• Pró-labore;
• Comissões;
• Materiais de escritório;
• Salários da equipe administrativa;
• Impostos.

Embora essenciais para que a empresa funcione, são fatores que não estão na cadeira produtiva propriamente dita, mas que orbitam ao redor para que as tarefas sejam concluídas e o resultado seja obtido.

Tipos de despesas que você precisa conhecer

Além de saber a diferença entre custos e despesas é fundamental entender algumas subdivisões que acabam tornando a organização ainda mais eficiente. No caso das despesas podemos pensar em dois tipos:

Despesas regulares (fixas):

Essas são despesas previsíveis. A grande vantagem é que é possível se preparar para elas sem que se tornem um susto, sem que causem rombos em seu orçamento.

Impostos, aluguéis e salários são alguns dos exemplos possíveis nesse caso. São valores que você sabe que terá de arcar e que costumam ser invariáveis – ou sofrem uma variação mínima de um período para o outro.

Despesas variáveis:

Já as despesas variáveis, como o próprio nome sugere, são aquelas que põem sofrer variações com maior frequência. Elas geralmente são calculadas considerando a demanda. Alguns exemplos são horas extras, consumos de energia elétrica, insumos etc.

Para essas é preciso contar com um caixa extra, um valor reservado que possa ser acessado caso as variações sejam além do esperado.

Dentre as despesas variáveis também podemos citar os desperdícios e perdas. Reparos, trocas de equipamentos, reposição de material etc. Tudo isso pode ocorrer de forma imprevista.

Dicas essenciais para controle de custos e despesas

Agora que você já sabe quais são as principais diferenças entre custos e despesas, chegou a hora de falarmos efetivamente sobre como manter o controle desses valores.

Contas separadas:

A primeira e principal dica é que você mantenha as contas pessoas e empresariais separadas. Somente assim será realmente possível controlar o fluxo de caixa e evitar perdas e gastos exacerbados.

Compras pessoais realizadas pelos sócios ou funcionários jamais deverão ser consideradas pela contabilidade como custos da empresa. Manter essa separação fará toda a diferença em sua organização.

Controle o fluxo de caixa:

O fluxo de caixa diz respeito aos valores que entram e saem do caixa empresarial. Sendo assim, tanto o faturamento quanto os gastos e investimentos devem ser contabilizados.

O mais adequado é que esse fechamento seja feito diariamente. Todas as retiradas de valores do caixa devem ser devidamente anotadas e organizadas para que você – ou qualquer responsável – consiga acessar imediatamente se precisar.

Olhe criticamente para os gastos:

Os gastos existem e podem ser essenciais ou não. Para fazer o controle de custos e despesas da empresa é preciso olhar para isso com uma visão crítica e objetiva. Assim você conseguirá otimizar alguns deles para diminuir o valor destinado.

Olhe criticamente para o estoque:

O estoque pode ser o grande vilão da organização financeira de uma empresa. É muito simples: o que está estocado representa dinheiro parado, e a menos que haja uma previsão para comercialização daquilo, não há necessidade de existir.

Por isso, uma das estratégias mais importantes para manter custos e despesas sempre em ordem é garantir uma boa gerência de estoque, assegurando que não ocorram excessos.

O controle de custos e a visão estratégica

Gerenciar uma empresa é uma atividade um tanto trabalhosa. Ela requer tempo, dedicação e, claro, entendimento. O bom controle do custo e despesa de seu negócio trará não somente benefícios financeiros, mas também estratégicos.

Isso porque, com a organização dos valores que são gastos ou investidos em seu negócio, automaticamente você terá uma visão mais clara a respeito da saúde financeira de sua empresa.

Com isso, será mais fácil aproveitar as oportunidades e planejar ações de crescimento que possam ajudar a alcançar novos objetivos.

Isso se torna especialmente importante quando falamos em empresas de pequeno ou de médio porte. Afinal, para essas o capital é ainda mais limitado e deve ser ainda mais valorizado.

O que caracteriza uma boa gestão de custos e despesas?

Uma boa gestão de custos e despesas é caracterizada pelo controle assíduo e constante desses fatores. Não adianta fazer isso de forma sazonal, a cada 2 ou 3 meses. Somente a frequência trará resultados.

Uma boa forma de começar é olhando com atenção para esses setores. Além disso, é interessante manter uma planilha organizada com informações que sejam relevantes a respeito da saúde financeira de seu negócio.

A organização resulta em menos descontrole e, consequentemente, em menos gastos desnecessários. O levantamento rotineiro dos dados é outra coisa importantíssima, e que pode ser adotada em sua empresa.

Por que contratar uma empresa especializada para fazer isso?

Além das estratégias simples e iniciais, você deve se organizar para contratar uma empresa especializada para lidar com o custos e despesas de seu negócio. A diferença será exorbitante já nas primeiras semanas.

Uma empresa especializada como a Souf conta não somente com o know-how necessário para implantar estratégias adequadas como também dedicará o tempo integral a esse assunto.

Dessa forma, enquanto os profissionais altamente qualificados se debruçam sobre as questões financeiras de seu negócio lhe sobra tempo para dar atenção ao que realmente importa: o seu cliente.

Então, se você quer organizar custos e despesas e quer apostar nisso como uma estratégia de crescimento e conquista de mercado, entre em contato e fale com um de nossos profissionais. A Souf tem como objetivo fazer do seu negócio um grande sucesso.

souf.com.br

• Muito Além Do Financeiro – Quem Se Responsabiliza Pelas Despesas da Empresa?
• O Que É E Por que é essencial fazer uma Gestão Adequada Dos Custos?
• Custos variáveis e custos fixos
• A Gestão de custos E Seu Impacto No Preço Final
• Quais são os riscos associados a uma má gestão de custos?
• Melhore A Produção E A Qualidade Dos Seus Produtos
• A Souf Tem A Melhor Solução Para Gerenciar Seus Custos

Muito além do financeiro – Quem se responsabiliza pelas despesas da empresa?

Quando falamos em custos e despesas da empresa, imediatamente imaginamos que o único departamento capaz de lidar com esse assunto de forma autoritária é o financeiro. Mas, não é bem assim que funciona – ou, ao menos, não deveria ser.

Os custos envolvem toda a cadeia produtiva. Nesse processo, muitos departamentos acabam envolvidos na questão – direta ou indiretamente.

Fato é que a empresa precisa adquirir um aspecto sustentável. Ou seja, suas atividades precisam render mais do que gastar, mas sem que os custos essenciais do seu negócio sejam postos em risco.

Nesse sentido, deter um conhecimento profundo e acentuado a respeito da prática operativa é algo importante e até essencial.

É justamente por isso que envolver os demais departamentos e contar com a colaboração de profissionais altamente capacitados é algo tão necessário.

O que é e por que é essencial fazer uma gestão adequada dos custos?

Dito isso, podemos confirmar que a boa gestão dos custos e despesas das empresas é o ponto de partida para quem quer crescer de maneira exponencial.

Uma empresa saudável deve contar com uma administração adequada. Em suma, isso significa gerenciar bem todas as questões que envolvem a cadeia produtiva em todas as suas etapas.

A gestão de custos é um dos pilares mais importantes para conquistar isso. Através de estratégias desenvolvidas e aplicadas de maneira adequada é possível entender falhas e desvios no processo empresarial que podem gerar custos além do necessário.

·        Quanto você precisa para manter sua empresa funcionando?

Você sabe quanto lhe custa o seu negócio por mês? Para começar a realizar uma boa gestão dos custos na economia das empresas é preciso, primeiro entender a que, exatamente, eles se referem.

Os custos são os investimentos destinados a tudo aquilo que é básico, essencial para a oferta de um produto ou de um determinado serviço.

Nesse sentido podemos citar rapidamente alguns fatores, variáveis ou fixos, como:

• Insumos;
• Mão de obra;
• Equipamentos essenciais;
• Energia elétrica;
• Manutenção do espaço, tec.;

Sem investir nesses fatores você também não tem como produzir, o que significa que consequentemente não conseguirá atender ao seu cliente com a maestria esperada.

Ocorre que muitas vezes esses dados são ignorados. Seja por uma rotina atribulada e cheia de tarefas, ou simplesmente por desconhecer a real relevância disso para os negócios, muitos gestores ignoram ou não praticam a gestão de custos.

O resultado é uma empresa que se torna insustentável e cada vez mais fragilizada perante a concorrência e o mercado de modo geral. Afinal, sem saber quanto você gasta é impossível praticar um preço final honesto e interessante.

Custos variáveis e custos fixos

Também é importante que se tenha pleno conhecimento a respeito do que são os custos variáveis e custos fixos. Ambos devem ser geridos e devidamente contabilizados para um controle adequado da economia financeira.

• Custos fixos:

Conforme sugere o termo, custos fixos são aqueles que se repetem e que não vão deixar de existir. Por exemplo, o aluguel, os gatos com contas de luz, água e outros mais.

• Custos variáveis:

Os custos variáveis são aqueles que se referem a produção em si, como insumos, salários, impostos etc. São valores que dizem respeito especificamente a criação do seu serviço ou

A gestão de custos e seu impacto no preço final

Não há como falar em precificação sem analisarmos a (gigantesca) importância da gestão de custos. O raciocínio é simples:

Somente sabendo quanto é que custa produzir algo é que você saberá o valor que deve estabelecer para venda. Quando a gestão de custos e despesas na empresa é feita com atenção isso se torna muito mais eficiente.

Gestão de custos x volume de produção:

Há ainda que se considerar outro fator de extrema relevância. Quando você descobre e considera o valor de produção, consegue entender qual é a margem de lucro possível para determinado produto ou serviço.

Nesse sentido, você também terá respaldo para identificar aqueles produtos/ serviços que não possuem uma margem de lucro verdadeiramente interessante. Assim sendo, é possível adotar outras estratégias que compensem isso.

Uma delas é o aumento da produção e investimento em marketing para que a compensação venha em volume de vendas e não em valor de ticket médio. Perceba que sem um conhecimento adequado com relação aos custos isso se torna impossível de definir.

Quais são os riscos associados a uma má gestão de custos?

Tão importante quanto saber exatamente o que é e como fazer uma boa gestão dos custos na economia das empresas é compreender qual pode ser o impacto negativo causado por uma gestão inadequada.

Perda de dinheiro:

Obviamente o principal dano vem em forma de perdas financeiras. Elas ocorrem através da precificação deturpada, estabelecida sem considerar os custos e a margem de lucro adequada.

Esse pode parecer um problema simples inicialmente, mas acaba se transformando em uma bola de neve se não for devidamente solucionado.

Falta de subsídios nas tomadas de decisões:

Também podemos apontar o quanto a ausência de uma boa gestão pode acarretar dificuldades para a tomada de decisões. Isso atrasa a criação de estratégias, o fechamento de contratos e pode levar a erros drásticos.

Erros no estoque:

Uma empresa que não consegue administrar corretamente os seus custos também não consegue gerenciar bem o estoque. Sem precificar adequadamente e sem gerir os investimentos os erros nesse setor se tornam uma consequência certa.

Baixo potencial competitivo:

Enquanto você não se atenta a esse fator tão importante, seus concorrentes diretos investem nisso. Dessa forma, o seu negócio se torna menos competitivo e mais suscetível a erros diversos.

O impacto da falta de gerenciamento dos custos na economia das empresas pode ser desastroso e trazer prejuízos em curto ou longo prazo, fazendo com que você perca dinheiro ao invés de ganhar.

Melhore a produção e a qualidade dos seus produtos

Sim, um dos papeis da gestão dos custos na economia das empresas é justamente auxiliar no aumento da lucratividade. A matemática é simples: entendendo o quanto você investe fica mais fácil descobrir quanto cobrar.

Mas, não é só isso. Talvez você esteja investindo aquém do necessário. Talvez os seus custos sejam destinados a finalidade errada e por isso não sobra verba para melhorar a qualidade do que você entrega ao seu consumidor final.

Também é o melhor método para entender quais são os serviços/ produtos que trazem o melhor custo-benefício. Assim sendo, fica mais fácil investir naquilo que realmente compensa e diminuir os gastos com aquilo que não traz tano resultado.

Produtos melhores trazem mais clientes:

Como resultado você verá um aumento considerável em sua carteira de clientes. Isso acontece porque com entregas mais qualificadas as chances de receber mais atenção de sua audiência também aumenta.

Perceba que os custos e despesas da empresa trazem um impacto que acompanha o negócio em todas as suas camadas, desde a tomada de decisão até a prática de alguma estratégia previamente estabelecida.

Ainda assim há quem ignore isso e prefira viver “ás escuras”, sem efetivamente compreender o quanto custa manter o negócio funcionando e o quanto disso retorna em lucro todos os meses.

A Souf tem a melhor solução para gerenciar seus custos

Colocar uma empresa em pé é um trabalho árduo e complexo. Mas, ainda mais difícil é mantê-la em funcionamento de maneira correta, gerando uma atividade sustentável e longeva.

Naturalmente é complexo pensar em todos os detalhes e administrar adequadamente todos os setores. Mas, nem de longe isso deve ser desculpa para negligenciar o seu empreendimento.

A Souf oferece soluções para organizar os custos e despesas da empresa criando estratégias personalizadas para o seu negócio.

O processo começa através de um diagnóstico que identifica quais são os pontos passíveis de melhorias.

A partir daí cria-se uma estratégia adequada e por fim um plano para a sua implementação. Você também contará com um acompanhamento assíduo para garantir os resultados esperados.

Os custos e despesas da empresa representam um dos alicerces mais importantes para manter o seu negócio em pleno funcionamento. É por isso que você deve incluir esse assunto entre as suas prioridades administrativas.

O resultado será uma empresa mais forte, competitiva e saudável. Isso se refletirá em lucro tanto através do aumento e vendas quanto no melhor aproveitamento das oportunidades.

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